Четверг, 09.04.2020, 05:28
Приветствую Вас Гость | Регистрация | Вход

Кафедра культурологии и информационной деятельности

Меню сайта
Категории каталога
Статьи [67]
Клуб выпускников [0]
Форма входа
Поиск
Друзья сайта
Статистика

Онлайн всего: 1
Гостей: 1
Пользователей: 0

Каталог статей

Главная » Статьи » Статьи

ДОКУМЕНТООБІГ ЯК СИСТЕМА МАТЕРІАЛЬНОГО ПРОЦЕСУ ЗБОРУ, ПЕРЕТВОРЕННЯ, ЗБЕРІГАННЯ ІНФОРМАЦІЇ

УДК 651.5(043)                                                                  Гавюк Тетяна Володимирівна                                                                                                        

ДОКУМЕНТООБІГ ЯК СИСТЕМА МАТЕРІАЛЬНОГО ПРОЦЕСУ ЗБОРУ, ПЕРЕТВОРЕННЯ, ЗБЕРІГАННЯ ІНФОРМАЦІЇ

У сучасному суспільстві інформація є повноцінним ресурсом управління, важливим елементом соціального і політичного життя. Доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні технології документування, зберігання і передавання документів, тобто перехід на нові наукові способи організації інформації та доступу до неї, ставлять перед управлінцями різних рівнів принципово нові завдання. Важливою складовою організації роботи з документами є налагодження документообігу підприємства, організації, установи, зберігання документів та їх використання в поточній діяльності підприємства. Документообіг — це рух службових документів в установі від дати їх створення чи одержання до завершення виконання або надсилання [1].

Сьогодні, організацію документообігу як електронного, так й паперового на підприємствах, в організаціях, установах регламентує ряд документів. ДСТУ 2732:2004 дає визначення основним поняттям, що стосуються документообігу та його етапів. Закон України про електронні документи та електронний документообіг встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів [2]. Закон України про електронний цифровий підпис  визначає  правовий  статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають при його використанні.

В наш час, система паперового документообігу дещо застаріла. Вона потребує вдосконалення. Розробка нових методів та схем організації документообігу, не вирішують всі проблеми з організації діловодства. На мій погляд, одним з рішень вдосконалення документообігу на підприємствах, в організаціях, установах є впровадження систем електронного документообігу, які вже досить давно використовують в усьому світі. Стрімкий розвиток та глобальне впровадження новітніх інформаційних технологій, інтенсифікація інформаційних відносин, створили умови, коли життя людини є майже не можливе без мобільного телефону, телевізора, комп’ютера та мережі Інтернет. Сьогодні, електронна передача інформації використовується для прискорення її доставки споживачам з подальшим виведенням документів на папір. Для підвищення ефективності управління, прискорення руху документів в організації, зменшення трудомісткості опрацювання документів на підприємствах, в організаціях, установах впроваджують системи електронного документообігу. В Україні системи електронного документообігу тільки набувають своєї популярності, тому настільки важливим є вивчення всіх проблем впровадження та використання, з якими може зустрітись сучасний користувач таких систем.

Головна проблема при впровадженні таких систем полягає в тому, що компанії переносять вже існуючи схеми ведення паперового документообігу на електронний, з чим і переносять майже всі проблеми ручного діловодства. Впровадження електронного документообігу передбачає розробку нових схем і алгоритмів ведення діловодства на підприємствах, в організаціях і установах.  Для організації електронного документообігу та використання електронних документів, використовуються спеціальні електронні системи ведення діловодства та документообігу.

На сучасному українському ринку інформаційних технологій представлена велика кількість таких систем. Проте, для встановлення такої системи необхідно чітко знати її характеристики, специфіку та недоліки, і тільки тоді вона допоможе підвищити рівень діловодства в компанії. На сьогодні, на жаль, не має українських компаній, які б впроваджували системи електронного документообігу власної розробки, що обумовлено тим, що використання електронного документообігу в Україні тільки набуває широкої популярності [3, с. 22]. Проте з кожним роком, організація електронного документообігу та ведення діловодства постійно вдосконалюється, що дозволяє припустити, незабаром українські компанії почнуть впроваджувати системи електронного документообігу та ведення діловодства власної розробки. 

Література 

1.      Діловодство й архівна справа: Терміни та визначення понять [Текст]: ДСТУ 2732: 2004 / розроб.: О. Загорецька, Л. Драгомірова, Л. Кузнєцова та ін. – К.: Держспоживстандарт України, 2005. – 32 с.

2.      Про електронні документи та електронний документообіг [Текст]: закон України із змінами, внесеними згідно із Законом № 2599-IV (2599-15) від 31.05.2005 // Відомості Верховної Ради України. – 2005. – №26. – ст. 349.

3.      Беспянська Г. Раціоналізація документообігу на підприємстві [Текст] / Г. Беспянська // Секретар-референт. – 2007. – № 10. – С. 21–25.

Категория: Статьи | Добавил: Кафедра (07.11.2010)
Просмотров: 3029 | Комментарии: 1 | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 1
0
1 documentolog_65   (19.11.2014 10:56) [Материал]
таке враження, що назва даної "публікації" формувалася у результаті застосування генератора випадкових слів. Шановна, відкрийте згадуваний Вами ДСТУ 2732:2004 і знайдіть визначення документообігу. Укладачі стандарту увели термін для позначання руху документів в установі, але аж ніяк не процес збору, перетворення і так далі як у Вас йде. Та ще й пак "матеріального" процесу! це як розуміти? ці процеси, які Ви для чогось увели в назву Вашого матеріалу, вписуються в контекст "інформаційної діяльності". Не займайтеся підміною понять, це дуже схоже, прошу вибачення, на необізнаність і непрофесіоналізм автора у тій галузі знань, в якій він прагне заявити про себе як науковець. На кого розраховані подібні публікації?

Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]